Prilikom slanja faktura na portal SEF-a događa se da dobijete povratnu poruku koja sadrži opis greške zbog koje faktura nije poslata na SEF.

Takve poruke mogu se podeliti u tri vrste:

1. greške koje nastanu u softveru koji koristite za slanje faktura na SEF u kojem slučaju Vaš softver vraća poruku
2. greške koje nastanu usled podešavanja u softveru koji koristite za slanje faktura na SEF u kojem slučaju poruku vraća portal SEF i
3. greške koje nastaju zbog portala SEF u kojem slučaju poruku vraća portal SEF.
   Za prve dve vrste poruka morate se obratiti podršci za softver koji koristite. U slučaju treće poruke morate se obratiti podršci portala SEF.

U nastavku posta naveo bih nekoliko uobičajenih poruka koje vraća SEF kako biste mogli da ili sami otklonite grešku (jer u najvećem broju slučajeva u pitanju je korisnička greška) ili da znate prirodu greške kako biste dalje iskomunicirali sa softverskom podrškom ili podrškom za SEF. Napomenuo bih da koristim softver ERP Pantheon te su moji komentari vezani za navedeni softver. Za korisnike novijih verzija ERP Pantheona većina grešaka je prevedena na srpski jezik. Ispod navodim na engleskom kako bi bilo razumljivo i korisnicima starijih verzija ERP Pantheona. Nastojao sam da greške razvrstam po nekim srodnim područjima kako bi bilo lakše ispratiti navedeno. Ovaj post ću redovno ažurirati novim greškama i instrukcijama za njihovo rešenje tako da pratite redovno kako biste bili u toku.

Greške vezane za podešavanje softvera i unos podataka.

“There is no document to send”

Uzrok ove greške može biti višestruk:
1) u šifarniku subjekata za datog kupca iz rubrike “Način poslovanja” nije odabrana opcija “Papirno i elektronski”
2) u administratorskoj konzoli u sekciji Roba/PDV nije čekirana opcija “Poreski obveznik”, ova opcija je bitna i u slučaju preduzaće koje nije u sistemu PDV a koje je dobrovoljni korisnik SEF-a.

„Unauthorized”

Greška se odnosi na API ključ koji se nalazi u sekciji Podešavanja na portalu SEF-a. Moguća su dva razloga ove greške:
1) API ključ koji je unešen u podešavanje programa nije dobar
2) u sekciji Podešavanja na portalu SEF-a nije čekirana opcija “Aktivan” za API ključ.

“Payee financial account Id is not defined”,”FieldName”:”invoice.PaymentMeans.PayeeFinancialAccount.ID”,”ErrorCode”:”UBLPayeeFinancialAccountIdNotDefined”}”

Greška se odnosi na zadati tekući račun Vašeg preduzeća. SEF zahteva da postoji jedan zadati tekući račun koji se uvek popunjava u .xml fajlu. Ukoliko to nije čekirano u delu računi šifarnika subjekata za Vaše preduzeće (kolona “Def.”) takva faktura neće biti poslata na SEF. Rešenje je da u navedenoj sekciji programa čekirate kolonu “Def.” za jedan od Vaših tekućih računa, obrišete takvu fakturu iz eDokumentacije i ponovite slanje.

“File format does not match! The element ‘Invoice’ in namespace ‘urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2’ has invalid child element ‘DespatchDocumentReference’ in namespace ‘urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2’. List of possible elements expected: ‘UBLExtensions’ in namespace ‘urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonExtensionComponents-2’ as well as ‘UBLVersionID, CustomizationID, ProfileID, ProfileExecutionID, ID’ in namespace ‘urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2’.”,”FieldName”:””,”ErrorCode”:”Invalid”}”

slično navedenom je i ova greška

“The element ‘Invoice’ in namespace ‘urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2’ has invalid child element ‘ContractDocumentReference’ in namespace ‘urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2’. List of possible elements expected: ‘UBLExtensions’ in namespace ‘urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonExtensionComponents-2’ as well as ‘UBLVersionID, CustomizationID, ProfileID, ProfileExecutionID, ID’ in namespace ‘urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2’.”,”FieldName”:””,”ErrorCode”:”XmlInvalid”}”

Greška znači da nije odabran tip izvoza eDokumenta u samoj fakturi ili ne postoji odabran tip izvoza eDokumenta u šifarniku vrste dokumenata za datu fakturu ili je korisnik/referent koji je bio ulogovan u bazu pri kreiranju fakture neaktivan. Rešenje je da:
1) odaberete odgovarajući tip izvoza eDokumenta u tabu eRačun same fakture
2) odaberete odgovarajući tip izvoza eDokumenta u šifarniku vrste dokumenata
3) privremeno aktivirate korisnika koji je kreirao fakturu dok istu ne pošaljete na SEF.

“The RelatedPartyIdentifier field is required.”,”FieldName”:”RelatedPartyIdentifier”,”ErrorCode”:”Invalid”}

Greška se odnosi na podešavanja u šifarniku subjekata za datog kupca u slučaju kada se faktura ino dobavljača šalje u pojedinačnu evidenciju na SEF. Označava da niste uneli PIB ino dobavljača. Rešenje je da takvu fakturu obrišete iz eDokumentacije, unesete PIB u šifarnik subjekata za datog ino dobavljača i ponovite slanje.

“IssueDate is not correct because it cannot be different from todays”

SEF prihvata eFakture sa tekućim datumom, nema opcije retroaktivnog slanje eFaktura sa datumom iz prošlosti. Ovo se najčešće dešava kada niste stigli da pošaljete eFakturu dana kada ste kreirali .xml fajl i smestili ga u eDokumentaciju. Rešenje je da takvu eFakturu obrišete iz eDokumentacije i ponovo je pošaljete, program će izbaciti poruku s upozorenjem da se datum slanja razlikuje od tekućeg, možete zanemariti tu poruku jer će .xml svakako biti kreiran sa tekućim datumom ili ako želite da datum izdavanja fakture bude istovetan datumu slanja pre kreiranja .xml-a promenite datum u rubrici “Račun” na tekući. Obratite pažnju da datumi u rubrikama “Otpremnica” i “PDV” moraju biti datumi kada je faktura zaista kreirana, datum otpremnice je zapravo datum prometa dobara i usluga. Raspitajte se kod Vaše podrška da izvrši neophodna podešavanja kako bi datumi “Otpremnica” i “PDV” bili povezani jer program stiže sa zadatom opcijom da su datum “Račun” i “PDV” povezani.

“InoviceNumber contains duplicates”

Poruka označava da fakturu koju pokušavate da pošaljete sa tim brojem već postoji na SEF-u. Rešenje je da takvu eFakturu obrišete iz eDokumentacije jer postoji i u eDokumentaciji.

Greške vezane za budžetske korisnike.

“When receiver is budget user order number, contract number or lot number is required”

Ova greška se odnosi na slanje eFaktura budžetskim korisnicima. U takvim fakturama je obavezno jedno od polja “broj narudžbine/predračuna” ili “broj ugovora/sporazuma”. Rešenje je da takvu eFakturu obrišete iz eDokumentacije i ponovo je pošaljete, ali pre toga popunite jedno od navednih polja. Možete videti sa Vašom podrškom da se čekira opcija obaveznog unosa jednog ili oba polja kako ubuduće ne biste zaboravili unos.

“Cannot send document to CIR for this receiver”

Greška označava da faktura za datog kupca ne treba da se registruje na CRF-u iako je budžetski korisnik, već je potrebno poslati fakturu samo na SEF. Odnosi se na rubriku “Budžetski korisnik” u šifarniku subjekata za datog kupca. Potrebno je ispraviti izbor i odabrati “Indirektni”. Takvu fakturu obrisati iz eDokumentacije i ponovo poslati.

“Company with VAT number „xxxyyyzzz” is a budget user”

Greška se odnosi na budžetske korisnike i označava da je kupac sa navedenim PIB-om korisnik javnih sredstava te da je potrebno u šifarnik subjekata u rubrici JBKJS uneti njegov jedinstveni broj korisnika javnih sredstava. Zadato je ova rubrika neaktivna (siva) i nije moguć unos sve dok se iz rubrike “Budžetski korisnik” ne izabere jedna od dve ponuđene opcije (Direktni ili Indirektni).

Greške vezane za knjižna odobrenja.

“Source invoice with invoice number ‘xx/xx’ must be approved”

Greška se odnosi na knjižno odobrenje, koje pokušavate da pošaljete na SEF, i označava da ne može biti poslato jer faktura po kojoj ga izdajete nije prihvaćena niti odbijena od strane primaoca. To znači da ste u polje veze dokumenta odobrenja uneli broj fakture na koju se pozivate za dato odobrenje a koja nije prihvaćena niti odbijena od strane kupca. Rešenje je da takvo odobrenje obrište iz eDokumentacije i da ili:
1) opomenete kupca da odobri fakturu na koju se pozivate u datom odobrenju i ponovite slanje ili
2) u polje veze unesete broj knjižnog odobrenja i na taj način će isto biti uspešno poslato na SEF.

“Invoice document reference Id as source invoice number is mandatory for CreditNote document types”

Greška se odnosi na knjižno odobrenje, koje pokušavate da pošaljete na SEF, i označava da ne može biti poslato jer nema podatak u polju veze. Rešenje je da takvo odobrenje obrišete iz eDokumentacije, potom da u polje veze unesete broj fakture na koju se odnosi dato odobrenje ili broj datog knjižnog odobrenja i na taj način će isto biti uspešno poslato na SEF.

“Source invoice receiver is different from document receiver”,”FieldName”:”ReceiverId”,”ErrorCode”:”UBLSourceInvoiceReceiverNotSameAsDocumentReceiver”}”

Greška se odnosi na knjižno odobrenje i označava da je u polju veze datog knjižnog odobrenja unet broj izvornog dokumenta drugog kupca od onoga navedenog u knjižnom odobrenju.

Greške vezane za avansne račune.

“Selected prepayment invoice with invoice number ‘xx/xx’ is not approved”

Greška se odnosi na konačne fakture koje su povezane s avansnim računima. Kupac nije prihvatio avansni račun a Vi ste ga povezali sa konačnom fakturom. Rešenje je da obavestite kupca da odobri avansni račun i potom ponovite slanje prvo u eDokumentaciju (prethodno obrišite takvu fakturu iz eDokumentacije) i onda na SEF.

“Quantity on invoice lines of prepayment must be 1”

Greška se odnosi na avansne račune u kojima je jedina dozvoljena količina za stavku “1”. Nije moguće uneti artikal i njegovu količinu prilikom izdavanja avansne fakture. Potrebno je da to bude jedna stavka, sa količinom “1” i jedinicom mere “KOM” za celokupan avans koji je neko uplatio. Da bi se zadovoljio uslov za pravo odbitka PDV-a u napomeni na poziciji možete uneti opis avansne uplate npr. “po predračunu broj … ili za robu …”

“Unit code on invoice lines of prepayment must be proper unit of measure”

Greška se odnosi na avansne račune u kojima je jedina dozvoljena jedinica mere “KOM”. Potrebno je da to bude jedna stavka, sa količinom “1” i jedinicom mere “KOM” za celokupan avans koji je neko uplatio. Da bi se zadovoljio uslov za pravo odbitka PDV-a u napomeni na poziciji možete uneti opis avansne uplate npr. “po predračunu broj … ili za robu …”

Greške vezane za pojedinačnu PDV evidenciju.

“Calculation number is not unique”

Greška se odnosi na fakture kupcima koji nisu korisnici SEF-a i koji se šalju u pojedinačnu evidenciju SEF-a, označava da faktura sa tim brojem već postoji u pojedinačnoj evidenciji. Rešenje je da se takva faktura obriše iz eDokumentacije jer već postoji.

“Internal invoice option cannot be empty”,”FieldName”:””,”ErrorCode”:”EmptyInternalInvoiceOption”

Greška se odnosi na interne račune koji se kreiraju za fakture dobavljača po članu 10 stav 2 Zakona o PDV i faktura za usluge ino dobavljača koji nisu obveznici PDV u Srbiji. Greška znači da nije popunjeno polje Vezni dokument 2 u dokumentu internog računa. Rešenje je da se takav dokument obriše iz eDokumentacije, potom popunite polje Vezni dokument 2 u dokumentu internog računa i ponovo pošaljite u eDokumentaciju i potom na SEF.