Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti obuhvata sve subjekte koji obavljaju privredne i vanprivredne delatnosti osim fizičkih lica i preduzetnika.

Obaveza elektronskog arhiviranja se odnosi na dokumentarni materijal koji nastane u elektronskom formatu:

• originalna dokumenta,
• dokumenta nastala u vašem radu ili radom drugog subjektu, a nalaze se u vašem posedu po bilo kom osnovu (primer: ulazne fakture) i
• dokumenta koja imaju propisan rok čuvanja.

Štampana dokumentacija se čuva na isti način kao do sada. Postoji opcija digitalizacije štampane dokumentacije. Digitalizacija predstavlja konverziju dokumenta koji nije u elektronskom obliku u elektronski oblik. Mora biti sprovedena pod nadzorom: ovlašćenog lica u okviru subjekta, lica koje subjekat ovlasti (npr. notar) ili lica koje je ovlašćeno za overu digitalizovanog akta. Istovetnost digitalizovanog akta i originala mora biti potvrđena kvalifikovanim elektronskim pečatom/potpisom lica iz prethodnog navoda. Nakon digitalizacije, štampana dokumentacija može da se uništi.

Postoje dva oblika čuvanja:

1. pouzdano čuvanje – može se sprovoditi uz poštovanje postupaka i tehnoloških rešenja kojima se obezbeđuje mogućnost dokazivanja validnosti kvalifikovanog elektronskog potpisa/pečata i
2. kvalifikovano elektronsko čuvanje – može obavljati samo pružalac usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata koji je registrovan za tu uslugu od strane nadležnog ministarstva.

Subjekti javnog sektora svoju dokumentaciju čuvaju u softverskom rešenju eArhiv.

Privatni sektor nema obavezu čuvanja dokumentacije u eArhivu već će biti slobodan da izabere rešenje najprikladnije svom poslovanju, odnosno moći će da organizuje elektronsko arhiviranje samostalno ili odabirom nekog softvera na tržištu. Pored toga, privatni subjekti nemaju obavezu čuvanja dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku koji su predali državnom organu i organizaciji, organu teritorijalne autonomije i jedinici lokalne samouprave, ustanovi, javnom preduzeću i imaocu javnih ovlašćenja (npr. CROSO, poreska uprava, SEF itd.).

Privatni subjekti mogu koristiti softversko rešenje koje može biti:

1. plaćeno rešenje – elektronsko arhiviranje se može sprovoditi angažovanjem druge firme – pružaoca usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata (član 63. Zakona o elektronskom dokumentu) ili
2. neplaćeno rešenje – dokumente koji se čuvaju trajno možete sami pouzdano čuvati, elektronski arhivirati, pre predaje nadležnom organu (član 62. Zakona o elektronskom dokumentu).

Bez obzira na navedeno, i javni i privatni subjekti imaju obavezu donošenja internih pravila koja su uređena Uredbom o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje (član 2).

Elektronsko arhiviranje ne treba mešati sa pojmom arhivske knjige. Arhivska knjiga predstavlja evidenciju tj. popis celokupne dokumentacije nastale u kalendarskoj godini, bez obzira da li su ti dokumenti nastali u papirnom ili elektronskom obliku. Elektronsko arhiviranje predstavlja sam čin arhiviranja dokumenata nastalih u elektronskom obliku: klasifikovanje, razvrstavanje, čuvanje i dostupnost tih dokumenata. Elektronska dokumenta se popisuju u arhivsku knjigu zajedno sa štampanom dokumentacijom.

Pre nego se pristupi elektronskom arhiviranju neophodno je utvrditi izvorni oblik dokumentacije:

1. štampani oblik
2. elektronski oblik koji nije pogodan za čuvanje ili
3. elektronski oblik koji je pogodan za čuvanje.

Nakon toga se može pristupiti elektronskom arhiviranju.

Za dokumentaciju koja se trajno čuva:

• mora se uraditi konverzija dokumenta u jedan od formata: PDF/A, PDF/E, UTF-8, TIFF, JPEG, PNG, JPEG2000, SVG ili određeni binarni formati
• pridruživanje kvalifikovanog vremenskog žiga
• periodično, pre nego što istekne rok važenja vremenskog žiga, potrebno je da arhivirane dokumente nadogradite sa novim vremenskim žigom (ovo se radi iz bezbednosnih razloga zbog napretka tehnologije i mogućnosti malicioznih napada koji mogu kompromitovati dokument).

Za dokumentaciju koja ne mora trajno da se čuva:

• potpisivanje kvalifikovanim elektronskim potpisom/pečatom
• validacija kvalifikovanog elektronskog potpisa/pečata (bilo preko softvera za arhiviranje ili tela preko kojeg ste uzeli elektronski potpis/pečat).

U oba slučaja se nakon gore navedenih radnji vrši odlaganje dokumenta na bezbedno mesto/lokaciju (npr. cloud, interni softverski sistem, hard disk ili sl.). 1. januara 2024. godine na snagu je stupila Uredba o izmenama i dopunama uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (“Sl. glasnik RS”, br. 116/2023).

Propisi koji su izvori prava u ovoj i srodnim oblastima su:

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti

Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju

Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku

Pravilnik o obrascu arhivske knjige

Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave

Pravilnik o uslovima za postupke i tehnološka rešenja koji se koriste tokom pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenta

Uredba o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje

Zakon o informacionoj bezbednosti

Zakon o elektronskoj upravi

Zakon o elektronskom fakturisanju

Uputstvo o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave