Uvođenje sistema eOtpremnice donosi obavezu preduzećima da otpremu i transport robe evidentiraju elektronskim putem.  Rok za primenu je 01.01.2026. godine za javna preduzeća što znači da i privatna preduzeća moraju da uvedu eOtpremnice ukoliko svoju robu prodaju javnim preduzećima. Rok za primenu eOtpremnica za otpremu i transport robe između privatnih preduzeća je 01.10.2027. godine.

eOtpremnica mora biti izdata i poslata na portal eOtpremnica pre nego što roba krene na transport, što znači da se ne može naknadno evidentirati, već pre početka transporta. Podaci se unose u standardizovanom strukturisanom elektronskom formatu .xml (ubl 2.1) kako bi se omogućila automatizovana razmena i kontrola podataka putem centralnog sistema koji je država uspostavila.

U okviru Panteona omogućeno je popunjavanje podataka kao kombinacija unapred podešenih parametara, logističkih unosa na dokumentima otpreme i podataka sadržanih u šifarnicima subjekta, idenata i vrsta dokumenata otpreme. Za procese slanja, prijema, kao i rad sa različitim statusima otpremnica, koristi se poslovni procesi i dokumenta.

Podešavanja u šifarniku subjekta

Kako bi se automatski popunili svi podaci prilikom slanja eOtpremnica za sve subjekte potrebno je popuniti podatke u u šifarniku subjekata: naziv, adresa, poreski i matični broj, da li je subjekt korisnik javnih sredstava i dr. Podaci se unose za sledeće tipove subjekata: dobavljači, skladišta i kupci. Na slici 1 imate primer podataka koje je neophodno popuniti u šifarniku subjekata.

U šifarniku subjekata za potrebno je popuniti podatke kao sa slike 2

Ukoliko se radi o kupcu budžetskom korisniku potrebno je izabrati jedan od sledeća dva podataka u polju Budžetski korisnik: Ide na CRF ili Ne ide na CRF. Odabirom podatka u polju Budžetski korisnik automatski se aktivira polje JBKJS u koje se unosi jedinstveni broj korisnika javnih sredstava.

Podaci o kontakt osobama nisu obavezni ali mogu da pomognu u procesu automatskog kreiranja .xml fajla za eOtpremnice. Ukoliko se opredelite za unos podataka o kontakt osobama to radite u šifarniku subjekata za datog kupca u Osnovnim podacima kao na slici 3. Imate taster “+” koji aktivira formu za unos podataka.

Potrebni podaci su Ime i Prezime, Preferencijalni broj u formi +381xxxxxxxxx, Adresa za elek.razmenu podataka tj. mejl adresa.

Podešavanja u šifarniku  idenata

U šifarniku idenata u delu Osnovni podaci postoje polja za unos podataka koji su bitni za eOtpremnice:

• Akcizna kat. gde se bira vrsta akcizne robu što otvara podmeni u zavisnosti od izabrane robe,
• Robna marka, Težina i JM,
• Opasne materije sa 3 dodatna polja Naziv, Opis i Napomena.

Bitno je napomenuti da se ovi podaci odnose samo na akciznu robu.

Postupak slanja eOtpremnica

U narednom tekstu je opisan postupak slanja eOtpremnica koji je neophodan u slučaju kada je naše preduzeće POŠILJALAC.

Prvo mora da se kreira otpremnica. Zadata vrsta dokumenta je na putanji Roba | Izdavanje | Interno | 3500 – Otpremnica.

Nakon kreiranja novog zapisa i izbora kupca, datuma, iz rubrike Dostava bira se način prevoza iz ponuđenog šifarnika i mora da postoji tačan redosled kao što je propisima predviđeno:

1 – Lično preuzimanje
2 – Kurir – pretplata
3 – Kurir – pouzećem
4 – Pošta – pretplata
5 – Pošta – pouzećem

Ukoliko se dogodi da u šifarniku dostave (do kojeg se dolazi dvoklikom na rubriku Dostava) imate drugačije nazive za navedene kategorije, morate izvršiti izmenu, sve ostalo što imate više ne možete koristiti. Da ne biste došli u zabunu najbolje je u navedenom šifarniku u poslednjoj koloni Aktivan odčekirati sve osim navedenih 5 kategorija.

Potom se iz rubrike Trostrani posao bira opcija od ponuđenih, slika ispod.

Zatim se prelazi na tab Transport gde se bira prevoznik (iz padajuće liste šifarnika subjekata), unosi se: ime vozača, mejl adresa, broj telefona,  broj vozačke dozvole, registarski broj prikolice (ako je ima), registarski broj vozila, poštanski broj otpreme, datum i vreme otpreme, planirano vreme isporuke i adresa isporuke.

U donjem delu taba Transport se nalaze podaci o težini i zapremini. Ukoliko su podaci o težini popunjeni za date idente u šifarniku idenata onda će se automatski preuzeti i u ovom delu, u suprotnom podaci se ručno unose. Većina polja je unosna.

U tabu eRačun se biraju opciona polja brojevi narudžbine, projekta i ugovora i potom klik na taster Sačuvaj.

Nakon popunjavanja svih neophodnih podataka na dokumentu 3500, potrebno je prebaciti željeni dokument(a) u Dokumentaciju. Ovaj postupak se vrši pomoću funkcije Ispis od broja do broja, koja se nalazi u meniju čarobnjaka. Takođe, funkcija se može pozvati i pomoću kombinacije tastera Ctrl+O.  U formi koja se otvori potrebno je definisati kriterijume za dokumenta koja želimo da pošaljemo u Dokumentaciju: Broj od-do, Vrsta ispisa i potom klik na taster Pošalji u arhivu/dokumentaciju. Istovetno kao kod slanja eFaktura. eOtpremnice se smeštaju u istu dokumentaciju u kojoj se nalaze i eFakture.

Nakon što je dokument prebačen u Dokumentaciju u traci sa alatima klikom na taster Uvoz/Izvoz potrebno je odabrati opciju SEF – Slanje, poslovni proces pomoću koga odabranu otpremnicu šaljemo na portal eOtpremnice. Ukoliko se desi greška i korisnik želi da stornira poslatu eOtpremnicu za storniranje moramo pokrenuti proces Status – Storno Otpremnice, koji se takođe nalazi u traci sa alatima, klikom na taster Uvoz/Izvoz.

Kada se radi stornacija, neophodno je u polju Napomena u poziciji dokumenta uneti tekstualnu napomenu razloga stornacije kao sa slike ispod

Ukoliko se pokreće prevoz sa naše strane mora se pokrenuti proces Status – Start Prevoza, koji se takođe nalazi u traci sa alatima, klikom na taster  Uvoz/Izvoz. Za ovaj postupak obavezno je priložiti skeniranu otpremnicu sa QR kodom potpisanu od strane vozača.

Vaš kupac na portalu eOtpremnice može da preuzme .xml ili .pdf ili da klikne na taster Fizički prijem čime potvrđuje da je fizički preuzeo robu. Nakon što je kliknuo na taster Fizički prijem dobija novi taster Kreiraj prijemnicu, po kliku na taj taster otvara se nova forma na portalu gde se unose podaci: broj prijemnice, pristigla količina, primljeno i eventualno koliko je vraćeno, u toj istoj formi klikne na taster Prihvati u celosti i potom Pošalji.

Zatim je potrebno da Vi u Dokumentaciji preko tastera Uvoz/Izvoz pokrente opciju ePrijemnice – Uvoz. Dobija se novi dokument. Nakon uvoza ePrijemnice u Dokumentaciju imamo mogućnost pokretanja više statusa:

Status – Odobri Prijemnicu ili

Status – Odbij Prijemnicu (kada se radi odbijanje, neophodno je u polju Napomena u poziciji dokumenta uneti tekstualnu napomenu razloga odbijanja ePrijemnice kao što je objašnjeno u delu kod storancije dokumenta 3500).

Procesi neophodni za slanje eOtpremnica su:

SEF- Slanje	slanje odabrane eOtpremnice na portal eOtpremnice
Status – Storno otpremnice	stornacija poslate eOtpremnice na portalu eOtpremnice
Status – Start Prevoza	kreiranje .xml fajla koji se koristi u slučaju našeg prevoza
ePrijemnice – Uvoz	uvoz ePrijemnica sa portala eOtpremnice
Status – Odobri Prijemnicu	odobrenja ePrijemnice
Status – Odbij Prijemnicu	odbijanja ePrijemnice

Postupak prijema eOtpremnica

U narednom tekstu je opisan postupak prijema eOtpremnica koji je neophodan u slučaju kada je naše preduzeće PRIMALAC.

Kada je naše preduzeće PRIMALAC robe potrebno je da sa portala eOtpremnice preuzme eOtpremnice koje je kreirao POŠILJALAC.  Postupak se vrši pomoću procesa eOtpremnica – Uvoz koji se nalazi na formi Dokumenti  u traci sa alatima, klikom na taster Uvoz/Izvoz.

Nakon uvoza eOtpremnice, potrebno je da se izvrši pregled otpremnice i po prijemu robe pokreće se proces Status – Fizički prijem.

Sledeći korak nakon fizičkog prijema je kreiranje dokumenta internog prijema (vd 1720) koji pokrećemo putem procesa XML kreiraj prijemnicu. U ovom koraku popunjavamo vrstu dokumenta prijema (vd 1720 ili slično), biramo pošiljaoca, mapiramo naš ident, proveravamo količinu i kreiramo dokument, prenesemo stavke i zaključimo dokument. Postupak je istovetan kao kod uvoza .xml sa SEF-a.

U tako formiranom dokumentu proveravamo logističke podatke na tabu Transport i eventualno korigujemo prijemnicu. Potrebno je prebaciti željeni dokument(a) u Dokumentaciju. Ovaj postupak se vrši pomoću funkcije Ispis od broja do broja, koja se nalazi u meniju čarobnjaka. Takođe, funkcija se može pozvati i pomoću kombinacije tastera Ctrl+O.  U formi koja se otvori potrebno je definisati kriterijume za dokumenta koja želimo da pošaljemo u Dokumentaciju: Broj od-do, Vrsta ispisa i potom kliknuti na taster Pošalji u arhivu/dokumentaciju. Istovetno kao kod slanja eFaktura. ePrijemnice se smeštaju u istu dokumentaciju u kojoj se nalaze i eFakture.

Nakon što je dokument prebačen u Dokumentaciju u traci sa alatima klikom na taster Uvoz/Izvoz potrebno je odabrati opciju SEF – Slanje. Pošiljalac preuzima našu ePrijemnicu, prihvata je ili odbija. Na ovaj način se proces završava.

Procesi neophodni za slanje eOtpremnica su:

eOtpremnica – Uvoz	uvoz Otpremnica sa portala eOtpremnice
Status – Fizički prijem	dodeljivanje statusa fizičkog prijema otpremnice
XML kreiraj prijemnicu	kreiranje dokumenta internog prijema
SEF – Slanje	slanje odabrane ePrijemnice na portal eOtpremnice

Više na navedene temu pogledajte na sajtu Datalaba.